Come organizzare un evento: lo abbiamo chiesto a Capitaleventi - agenzia eventi di Roma

L’organizzazione di un evento aziendale presuppone una pianificazione accurata e una programmazione meticolosa: non si deve commettere lo sbaglio di pensare che sia sufficiente avere un po’ di fantasia e un po’ di creatività per riuscire a raggiungere l’obiettivo auspicato. Come fare, dunque? Lo abbiamo chiesto a capitaleventi.it, agenzia di eventi di Roma che da 30 anni è un punto di riferimento in questo settore.

La promozione di un evento

Nella progettazione degli eventi aziendali che si desidera organizzare è necessario tenere in considerazione anche le attività di promozione che devono essere attuate per farli conoscerne, allo scopo di incrementare il numero di partecipanti. Si tratta, in sostanza, di lavorare sulla visibilità di tale evento, a meno che non si tratti di un appuntamento dedicato unicamente ai dipendenti. Il piano di comunicazione da prevedere comporta la diffusione di materiale promozionale e informativo sui social network, tramite post ad hoc e locandine. Si può propendere anche per delle pubblicità offline, ma è sulla Rete che si deve concentrare il grosso del lavoro, anche perché sono numerose le attività a cui si può fare riferimento a questo scopo. Tra le azioni di web marketing ci sono la pubblicazione di post su un blog dedicato e le attività Adwords. Infine, per promuovere un evento aziendale si potrebbe ricorrere anche a comunicati stampa mirati e a sponsorizzazioni.

La scelta dello staff

Se lo staff su cui si può contare non è adeguato agli standard che ci si propone di raggiungere, il rischio è che l’evento che si deve organizzare si tramuti in un flop. Questo è il motivo per il quale ci si dovrebbe sempre avvalere di una squadra di professionisti esperti e competenti, da selezionare a seconda del tipo di evento che è in programma. Una volta radunato lo staff, poi, si deve predisporre un momento di formazione necessario non solo a far sapere a tutti quali compiti dovranno svolgere, ma anche a motivare ogni membro del team e stimolarlo a dare il meglio di sé.

La selezione dei fornitori

A proposito di decisioni importanti, è fondamentale scegliere con cura anche i fornitori. Il consiglio è quello di entrare in contatto con più candidati potenziali, in modo da richiedere a ognuno di essi un preventivo. Nel frattempo ci si deve preoccupare di valutare anche la disponibilità dei servizi e delle strutture, per esempio capendo se sia più vantaggioso comprare le strumentazioni di cui si ha bisogno o prenderle a noleggio. Per ciascun fornitore è consigliabile vagliare in modo accurato le recensioni che si possono reperire sul web, così da avere un quadro il più possibile chiaro di ciò a cui si andrà incontro.

La location

È chiaro che il successo di un evento business dipende, tra le altre cose, dall’adeguatezza della location su cui si è deciso di puntare. Il suggerimento è quello di tenere conto di almeno 3 location possibili. Per organizzare un evento aziendale, poi, sarà necessario focalizzare l'attenzione su caratteristiche ben precise: per esempio, nel caso in cui sia stato inserito nel programma uno show acrobatico ci sarà bisogno di molto spazio. Per una cena, invece, occorre capire se sia meglio puntare su un ristorante o se privilegiare un locale che offra il servizio catering. Tutte le valutazioni sono correlate al numero di persone che si prevede interverranno, ma anche alla facilità con la quale la location può essere raggiunta. Per scegliere il posto in cui si terrà l’evento, infine, non bisogna dimenticare di prendere in considerazione gli aspetti che riguardano i servizi messi a disposizione: la comodità di una sala conferenze, la presenza del wifi, la grandezza del parcheggio per le auto, e così via.

Quale nome dare all’evento

Non sempre si presta la dovuta attenzione al nome da attribuire all’evento: eppure si tratta di un aspetto importante, che incide sulla capacità di attirare o meno partecipanti. Da questo punto di vista si può dare libero sfogo alla creatività, ricordando che al di là della piacevolezza degli esercizi di fantasia e dei giochi di parole la denominazione che si sceglie si deve basare sul tipo di obiettivo che si intende raggiungere, sulla natura dell’evento e sul target a cui si mira.

Gli obiettivi

Già, quali sono gli obiettivi che ci si propone di ottenere? Avere ben chiaro il traguardo finale è indispensabile per il successo dell’evento. Questo potrebbe essere organizzato per far conoscere un prodotto che sta per essere lanciato sul mercato, oppure per incrementare la visibilità di un marchio, o ancora per modificare il modo in cui quel marchio viene percepito. Può essere utile prendere carta e penna e redigere una vera e propria lista dei target che si possono conseguire. In questo modo, tra l’altro, diventa più facile comprendere a quali potenziali partecipanti ci si vuole rivolgere. Occorre conoscere gli interessi del target per definire lo stile dell’evento e stabilire quali attività organizzare.

La pianificazione del budget

Ultimo – ma non certo per importanza – aspetto su cui conviene concentrarsi è quello relativo alla pianificazione del budget: è ovvio, infatti, che a prescindere dalle idee e dai progetti bisogna fare i conti con le risorse a disposizione e agire di conseguenza. Nulla vieta di mettersi in cerca di eventuali finanziamenti, o magari di sponsor che possano garantire la copertura di tutte le spese o almeno di una parte di esse. In sintesi, è necessario compilare un elenco di tutte le più importanti note di spesa, per poi individuare il budget disponibile per ciascuna di esse.

Organizzare un evento a Roma

Per l’organizzazione di un evento a Roma affidarsi a CapitalEventi vuol dire essere certi di fare riferimento di una realtà che opera con successo in questo settore da 3 decenni. La scelta di location di grande prestigio è uno dei tanti punti di forza di questa azienda, i cui componenti sono ben consapevoli di come non esistano eventi uguali tra loro: ogni festa, conferenza, convegno o kermesse è unico e speciale. Proprio per questo motivo non si può fare a meno di programmare una strategia che prenda in considerazione i diversi aspetti dell’organizzazione. La pianificazione e la costruzione di un progetto su misura richiedono uno studio personalizzato in cui ogni dettaglio possa essere pensato e messo a punto con la massima attenzione. La mission di chi lavora in CapitalEventi è quella di rendere possibili le sfide che sono in apparenza impossibili: ciò avviene grazie alla lunga esperienza che è stata accumulata nel corso degli anni. Gli eventi che possono essere organizzati sono di tutti i tipi: workshop per le aziende, per esempio, ma anche feste di compleanno, party di laurea, ricevimenti per ricorrenze speciali, e così via. Il ricco assortimento di servizi che vengono messi a disposizione non comprende solo la ricerca della location, ma anche il service audio luci, l’organizzazione del catering, gli allestimenti, eccetera. Si tratta di servizi diversificati, per un ampio ventaglio di proposte in grado di assecondare le esigenze più diverse. Dai saloni perfeste ai roof garden, dai locali di tendenza alle ville di prestigio, ci sono numerose possibilità di scelta per la location: i professionisti di CapitalEventi sono sempre pronti ad ascoltare le richieste e i desideri della clientela tenendo conto degli obiettivi da raggiungere e, ovviamente, del budget che può essere investito.