Lo smart working è diventata una realtà attualissima nel nostro Paese, e più in generale nel mondo dopo l’ultimo anno fatto di lockdown e quarantene forzate. Rappresenta un’ottima opportunità per ogni lavoratore e per un’azienda, soprattutto se si riesce a organizzare a dovere la propria postazione domestica.

Quando si lavora da casa ci si trova a condividere gli spazi con altri membri della famiglia e questo potrebbe compromettere la propria attenzione. Lo spazio casalingo in questo può essere rassicurante, ma al tempo stesso un vero nemico nel portare aventi i progetti lavorativi. Ci sono però delle soluzioni ottimali che rendono ideale lo spazio di lavoro in casa attraverso tecniche precise e finalizzate a raggiungere massima concentrazione. Per esempio si può partire organizzando il tempo di lavoro in smart working. Inoltre, avere uno spazio apposito, un piccolo ufficio, e organizzare anche gli orari di lavoro è fondamentale per svolgere ogni attività al meglio. Solo in questo modo si potranno sfruttare i veri vantaggi del lavoro da remoto!

Creare uno spazio o ufficio in casa

Non tutti hanno uno spazio in casa da poter trasformare in ufficio, così da isolarsi dal resto del mondo. Ma non è sempre necessario arrivare a questa scelta: l’importante è costruire un piccolo angolo, arredato in modo da convincere il cervello che è ora di mettersi all’opera. Come si fa? In base ad alcuni recenti studi è emerso che:

• Il blu è un colore importante per aumenta la creatività;
• La scelta del rosso è ideale per incoraggiare l’attenzione;
• Il verde agisce sulla fantasia;
• La luce proveniente da una finestra può incoraggiare, ma anche disturbare meno gli occhi impegnati a leggere lo schermo del pc;
• La musica è ideale per rompere l’eccessivo silenzio si una stanza, abbassando lo stress, ma è preferibile scegliere qualcosa di delicato, magari musica strumentale.

Ovviamente è bene acquistare tutto l’occorrente per lavorare con ogni tipo di supporto: oltre al computer serve infatti procurarsi una stampante, della carta e tutto il materiale necessario. In questo caso è possibile comprare tutto l’occorrente online, collegandosi sul sito cartucce.com e ricevere il materiale direttamente a casa.

Pianifica le attività e la tua giornata di lavoro ponendoti degli obiettivi

Altro step importante è capire che cosa si dovrà fare durante la giornata: quali obiettivi ci si pone? Che attività bisognerà terminare prima di sera? Lo smart working permette di organizzare al meglio il tempo, costruendo un piccolo diario di bordo che riporti esattamente i goal della giornata. Eventualmente si può anche prevedere un piano settimanale, così da considerare l’impegno completo previsto nei giorni lavorativi successivi.

Una buona abitudine è di fermare il tempo di lavoro ogni tot minuti. Molti smart worker amano infatti seguire la cosiddetta tecnica del pomodoro: lavorare per 25-30 minuti e fare una pausa di 5. È una semplice azione che garantisce massima efficienza e concentrazione una volta tornati operativi.

Gli strumenti imprescindibili per comunicare con colleghi e collaboratori

È vero che il lavoro da remoto prevede di svolgere in autonomia le attività, ma ci sono dei tool di comunicazione istantanea che permettono ai collaboratori di essere sempre collegati. Inoltre facilitano la gestione delle attività da svolgere, pianificando attentamente scadenze e obiettivi. I principali da conoscere sono:

1. Trello: un software utile per gestire i propri task che aiuta a costruire una to-do-list, oltre a tenere traccia delle attività da svolgere ogni giorno.
2. Google Drive: mentre molti business si ostinano a investire in server aziendali, ci si dimentica che la soluzione più pratica e comoda è quella del cloud di Google. Permette un accesso sicuro ai contenuti creati, una condivisione semplice delle cartelle e dei file archiviati attraverso dispositivo mobile, tablet o computer.
3. Slack: è un ottimo software di messaggistica istantanea, ma chiaramente ne esistono molti altri come WhatsApp o Telegram. Con Slack si possono creare veri gruppi di lavoro e creare delle suddivise per progetto.
4. Skype, Hangout o Zoom: serve una piattaforma sicura per effettuare delle riunioni? Ci si può appoggiare a comode realtà come Skype, Zoom o Hangout, con le quali si realizzano anche videochiamate con condivisione dello schermo. Così si potranno anche risolvere problematiche precise, mostrando ai colleghi in che modo agire.

Comunicare con i colleghi e aggiornarli sui progressi fatti non è mai stato così semplice.