Per lavorare, per comunicare senza vedersi perchè costretti in casa: nel giro di poco tempo, per l'emergenza coronavirus, c'è stata una fortissima accelerazione di molti processi che prima non erano così diffusi: il mondo digitale è diventato, d’improvviso, il mondo reale, l’unica dimensione in cui possiamo relazionarci. Dobbiamo appoggiarci alla Rete come architrave del nuovo mondo e del nuovo modo di lavorare. E nel momento in cui siamo più isolati, ci appare subito chiaro che non siamo (e non siamo mai stati) soli. Si intitola S.T.O.R.M.O., ovvero Smart Teams Organization Module, un modello di lavoro sviluppato da DOING part of Capgemini - una digital business company milanese che da anni offre ai suoi clienti soluzioni di marketing, comunicazione e digital transformation e che vive la realtà digitale e di team delocalizzati e globali all’interno del gruppo mondiale. E proprio sulle regole dello stormo degli uccelli è stato pensato, applicabile a qualsiasi sia il nostro lavoro, qualsiasi sia il nostro livello all’interno dell’organizzazione di cui facciamo parte, qualsiasi siano i membri del gruppo di lavoro: che si tratti dei colleghi sviluppatori di software o delle allieve della scuola di pilates che oggi offre le lezioni online o l’insegnante che deve tenere una lezione ai giovani alunni su una piattaforma digitale e gestire la chat whatsapp dei genitori. Per questo ne parliamo. I principi chiave sono 3 ognuno con i suoi 5 corollari:
Togetherness: restare uniti, per volare più alto.
- Obiettivi condivisi per un traguardo comune: se i ruoli e il contributo che ognuno può dare sono chiari, il traguardo si raggiunge insieme.
- Con i fatti si costruisce la fiducia: confrontiamoci sugli avanzamenti, fissiamo obiettivi intermedi, chiediamo agli altri di misurare con noi i progressi che stiamo facendo a intervalli regolari
- O capitano, mio capitano: il leader dà il ritmo e motiva, attraverso momenti ufficiali scritti ma anche chat, messaggi e telefonate. I follower hanno molti canali per raggiungerlo, che non sono solo le riunioni o gli incontri ufficiali.
- Pianificare sempre: poco spazio per l’improvvisazione, programmare i tempi e i modi diventa cruciale. Ogni momento di condivisione, dalla riunione alla lezione, va stabilito con tempistiche chiare e tutti devono avere modo e spazio per partecipare.
- L’arte del compromesso: se da una parte ci si vede in video call, dall’altra ci sono infiniti canali – come chat o altri strumenti – per rinforzare e attivare una comunicazione più intima e ristretta.
Politeness: strumenti giusti al momento giusto.
- Calendario condiviso: che sia la riunione con l’AD o il tutorial di cucina, pianificate in anticipo e individuate la fascia oraria perfetta per tutti
- Conference call: si gestiscono con la cura di un maggiordomo, salutate i nuovi arrivati, silenziate tutti all’inizio e fate un giro di feedback. Occhio sempre ai tempi che tutti devono rispettare, anche chi interviene e non è il team leader.
- Video conference: assicuratevi di avere il setting adatto, di poter vedere le persone con cui parlate e di ridurre (il più possibile) le incursioni! E accendete la videocamera inquadrando voi per bene, non la finestra o il vostro gomito!
- Chat e messaggi: utilissime per one-to-one e informazioni lampo o per ribadire l’appuntamento di lì a breve. Quelle di gruppo più indicati per comunicarsi i progressi o dei cambiamenti last second, che per pianificare o prendere decisioni ufficiali (ma ottimi come backchannel!)
- E-mail: è lo strumento più familiare per chi lavora in ufficio, utile per obiettivi, report e brief o per dare informazioni estese, poco per collaborare e fare insieme.
Awareness: se capisci il contesto, eviti i contrasti.
- La cultura è la chiave per capirsi: provate a individuare il background, i valori, la visione della vita di chi lavora con o per voi, comprendere le differenze vi aiuterà a capirvi e comunicare. Anche solo mappando provenienza geografica o età o etnia delle persone con cui avrete a che fare, in digitale.
- Anche l’avatar ha un cuore: mostrate le emozioni anche in versione digitale: in chat e via mail avete le emoticon, in video call usate il linguaggio del corpo… ma non esagerate coi sorrisini.
- Pianificate la giornata e la vita: occhio a quando fissate gli appuntamenti, assicuratevi che sia il momento consono per l’attività che dovete svolgere e che lo sia considerando anche il resto della routine degli altri
- Verba volant, screenshot manent: occhio alle parole che usate, la scrittura viaggia più veloce e rimane di più che le parole scambiate alla macchinetta del caffè.
- Nessuno resti offline: imparate a padroneggiare gli strumenti digitali, the sooner is the better.
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